Khi đang làm việc tại Nhật với visa kỹ sư (技術・人文知識・国際業務) và chuyển sang công ty mới, bạn bắt buộc phải thông báo với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc.
Thủ tục này có tên tiếng Nhật là 「契約機関に関する届出」 (Thông báo liên quan đến cơ quan ký hợp đồng).
Đây là nghĩa vụ pháp lý theo quy định của 出入国在留管理庁.
1. Khi nào phải thông báo?
Bạn phải nộp thông báo khi:
Nghỉ việc tại công ty cũ
Chuyển sang công ty mới
Công ty thay đổi tên, sáp nhập, giải thể
Thời hạn: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Nếu nghỉ việc trước khi có công ty mới, bạn vẫn phải thông báo việc chấm dứt hợp đồng.
2. Có cần đổi visa không?
Không cần xin lại visa nếu:
Công việc mới vẫn thuộc phạm vi của visa kỹ sư (技術・人文知識・国際業務)
Nội dung công việc phù hợp với chuyên môn được cấp phép
Ví dụ:
IT sang IT: phù hợp
IT sang marketing (thuộc 人文知識): vẫn phù hợp
IT sang lao động phổ thông: không phù hợp
Nếu công việc mới khác lĩnh vực, nên cân nhắc xin Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) để đảm bảo an toàn pháp lý.
3. Các cách nộp thủ tục
Nộp online
Cục cung cấp hệ thống điện tử để khai báo trực tuyến.
Trang chính thức:
Hệ thống điện tử của 出入国在留管理庁
https://www.rasens-immi.moj.go.jp/rasens-u/offer/offerList_initDisplay
Ưu điểm:
Nộp 24/7
Không cần đến Cục
Có xác nhận điện tử
Gửi qua bưu điện
Tải mẫu đơn chính thức tại:
Mẫu 「契約機関に関する届出」 (PDF chính thức của Cục):
https://www.moj.go.jp/isa/content/930002828.pdf
In ra, điền thông tin và gửi đến Cục quản lý khu vực.
Nộp trực tiếp tại Cục
Mang theo:
Thẻ cư trú (在留カード)
Mẫu đơn đã điền
Không mất lệ phí.
4. Nếu không thông báo thì sao?
Việc không nộp thông báo không khiến visa bị hủy ngay lập tức. Tuy nhiên, khi:
Gia hạn visa
Xin vĩnh trú (永住)
Xin quốc tịch
Cục sẽ xem xét lịch sử tuân thủ pháp luật của bạn. Việc bỏ sót nghĩa vụ thông báo có thể bị đánh giá không tốt.
5. Tóm tắt nhanh
Tên thủ tục: 契約機関に関する届出
Thời hạn: 14 ngày
Lệ phí: Miễn phí
Cần đổi visa: Không (nếu cùng ngành nghề)
Cách nộp: Online / Bưu điện / Trực tiếp
Nguồn chính thức (tiếng Nhật)
Trang hướng dẫn hệ thống điện tử:
https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/i-ens_index.htmlMẫu đơn thông báo chính thức (PDF):
https://www.moj.go.jp/isa/content/930002828.pdfHướng dẫn về các loại thông báo liên quan đến cơ quan ký hợp đồng:
https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/shozokunikansuru_00001.html
Trong cộng đồng người Việt tại Nhật, nhiều bạn chuyển việc nhưng quên làm thủ tục này vì nghĩ không cần thiết. Thực tế đây là nghĩa vụ bắt buộc và chỉ mất vài phút nếu làm online.
Chuyển việc là bước tiến trong sự nghiệp, nhưng đừng để một thủ tục nhỏ ảnh hưởng đến kế hoạch gia hạn visa hoặc xin vĩnh trú sau này.